+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Архивация документов в отделе кадров

Кадровые документы являются основой для расчета трудового стажа. Согласно установленному законодательству, их необходимо хранить 75 лет, оформляя в специальные дела. В них входят оригиналы документов в одном экземпляре, а при их отсутствии — копии. По Положению документы по личному составу работодатель обязан хранить в течение 75 лет с даты увольнения сотрудника. В случае, если компания ликвидирована и у нее нет правопреемника, все личные дела передаются в государственный или муниципальный архив.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88

Архивирование кадровых документов

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел.

Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] далее — Правила В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [2] далее — Перечень и по ст. Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно.

В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие — 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет. Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [4].

Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:. Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после Исключение — приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет ст.

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам. Приказ по личному составу — основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника.

Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание. Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг — разделить их по сроку хранения. Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 75 лет, и только некоторые — 5 лет.

Следующее разделение приказов — по категориям. Оптимальным с точки зрения архивного хранения документов считается следующий перечень дел с приказами по личному составу:. Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, то есть основания к созданию документа.

Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно.

Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них. Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок.

В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день. Поскольку дата — один из важнейших реквизитов документа по личному составу она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск , то и ориентироваться следует на нее, а не на номер. Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле. Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности.

В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников. Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том напомним, что один том состоит из листов, при его толщине не более 4 см.

Том 1. Том 2. Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Материал публикуется частично. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Получить статью целиком бесплатно Подписаться на журнал Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл. Узнать больше: Опись дел для передачи документов в архив организации Как создать архив с нуля? Если секретарь еще и кадровик Способы защиты документов: прошивка, опломбирование, скрепление сургучной печатью Оформляем дела на постоянное хранение.

Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Архивация кадровых документов

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Подшивке переплету подлежат все дела, сдаваемые в архив организации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

После ликвидации организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение. Кадровые документы могут быть временного и долговременного сроков хранения. Например, приказы о предоставлении очередных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о приеме на работу лет. Кадровые документы долговременного хранения требуют специальной архивации. Эта процедура включает в себя: проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документации, формирование дел, нумерацию листов, оформление листов-заверителей.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] далее — Правила

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Правила архивации кадровых документов

С годами количество документов отдела кадров увеличивается, ведь большинство из них имеет длительные сроки хранения. Рано или поздно настает момент, когда шкафов и полок уже не хватает, а за десятками папок становится не видно работников отдела. Примерно в это время кто-то из кадровиков получает задание создать архив документов по личному составу.

Делопроизводство — то, без чего невозможно представить работу юридического лица, будь это промышленное предприятие или небольшая региональная организация. Каждая компания или государственная служба не обходятся и без учета кадров. Соответственно, кадровые документы скапливаются часто.

Архив по личному составу с нуля

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

Архивация документов

.

нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки.

Хранение кадровых документов и их архив

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Елизавета

    Сними видео как мента пригреть когда он взятку вымогает, щас менты пошли прошареные звонят своим коллегам бывшим сотрудника которых уволили за какие то косяки, они приезжают и менты тебя отправляют с ним в банкомат, и вся взятка проходит черед гражданское лицо, и мент вроде как себя прикрыл и ты хрен его знает кто с тобой едет деньги снимать

  2. Аркадий

    Тарас ну Вы мочите в этом видео : А где ссылка на образец расписки?

  3. Любовь

    Они не ожыдали что человеку суд разрешыт её забрать и просто уже катается кто-то другой с сотрудников??)или пошла как донор!????

  4. stiparknucex

    Открывайте ИП и платите 5 по единому налогу. Оформляете договор с работодателем и получаете свою зарплату на руки или работодатель платит вам на счет (в валюте).