+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как повысить дисциплину жокументооборота

Как повысить дисциплину жокументооборота

В последнее время в Министерстве наблюдается снижение исполнительской дисциплины при работе с поручениями Правительства Российской Федерации и руководства Министерства. Ослаблен контроль со стороны заместителей Министра и руководителей структурных подразделений министерства за ходом подготовки документов и материалов по указанным поручениям. Отдельные работники центрального аппарата министерства игнорируют требования Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства топлива и энергетики Российской Федерации, указания и рекомендации Управления делами по порядку подготовки, оформления и представления документов на подпись руководству Министерства. В целях устранения имеющихся недостатков в работе с документами, усиления контроля за исполнением принятых решений, соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан и запросами депутатов, а также правил подготовки, оформления и представления на подпись руководству Министерства документов и материалов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Отправка комментария.

Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности

Обеспечение автоматизированной постановки и исполнения задач с указанием контрольных сроков, а также осуществление оперативного контроля над исполнительской дисциплиной. Регламентация и унификация процессов обработки организационно-распорядительной и договорной документации с целью снижения длительности согласования документов.

Организация единого места хранения документации: в первую очередь входящей и исходящей корреспонденции, включая обращения граждан, организационно-распорядительной и договорной документации, что позволило бы исключить риск потери документов, а также обеспечить оперативный доступ всех заинтересованных лиц к актуальным версиям документов. Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту.

В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым. Учет и контроль оперативных задач.

Задачи в том числе и на основании протоколов мероприятий ставились и обрабатывались преимущественно через почту. При этом отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Для исполнителей был не очевиден реестр задач, их приоритетность и сроки исполнения.

Руководство также не имело инструмента по учету и анализу исполнительской дисциплины. В результате многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет корреспонденции. Отсутствовал унифицированный регламент маршрутизации входящей корреспонденции. В результате важные письма терялись или направлялись неправильным адресатам. Часто входящая корреспонденция сразу поступала непосредственно сотрудникам на исполнение, минуя процесс регистрации.

Не было единых правил учета корреспонденции, в каждом подразделении велись свои журналы учета со своей нумерацией. Учет обращений граждан. Не было единой базы для учета обращений граждан. Не велся контроль над исполнением сроков обращений граждан. Нельзя было понять на каком этапе находится исполнение обращения граждан, что приводило к повторным обращениям и судебным разбирательствам. Учет внутренних документов. Учет документов велся разрозненно: в файловых хранилищах, на корпоративном портале, в компьютерах сотрудников.

В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам. Учет договорной документации. Процесс согласования договорной документации осуществлялся в бумажном виде. Инициатору договора было необходимо вручную передавать проект документа от одного согласующего к другому.

Несмотря на установленный маршрут согласования, договоры часто согласовывались не с теми сотрудниками. Также имели место быть потери документов. Все это существенно увеличивало срок согласования договорной документации, который в общем случае занимал более двух недель, что сказывалось на планах выполнения строительных работ.

Учет по проектам. Учет документации по проектам, под которыми на предприятии подразумевались объекты строительства, земельные участки, судебные дела, велся разрознено.

Нельзя было в одном месте увидеть всю имеющуюся документацию по проекту корреспонденцию, договоры, внутренние документы и проверить ее комплектность.

Сотрудникам, работающим над проектом, часто приходилось тратить много времени на поиск нужной информации, запрашивать документацию у других сотрудников. Важными факторами при реализации проекта была необходимость достижения поставленных целей в рамках: фиксированного бюджета; ограниченных ресурсов как заказчика, так и исполнителя; конкретных сроков достижения результата.

Данные условия предъявляли повышенные требования к организации эффективного планирования и управления ходом проекта. В общей сложности проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" длился 6 месяцев и включал в себя следующие стадии: Стадия "Техническое задание" март — формирование и согласований требований к функционированию системы.

Стадия "Предпусковые работы" май — июль — выполнение работ, необходимых для ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию. Стадия "Опытно-промышленная эксплуатация" июль — август — внедрение системы, достижение целей проекта. Успешной реализации проекта способствовало выполнение следующих консалтинговых и внедренческих работ:.

Организовано единое хранилище документации: входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации, позволившее исключить потери и обеспечить сотрудникам мгновенный доступ к документам. Повысилась исполнительская дисциплина за счет формализации и контроля задач в том числе и на основании протоколов мероприятий. Благодаря программе руководство предприятия получило инструмент, с помощью которого могло систематически и постоянно осуществлять контроль за оперативной деятельностью, а также анализировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

В свою очередь, исполнители задач теперь могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач также было завязано на систему мотивации сотрудников. Ускорился процесс согласования договоров с двух недель до трех дней.

Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгой обработки договорной документации. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать проект договора от одного согласующего лица к другому.

Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения в документ. Государственное и муниципальное управление Здравоохранение Образование, культура, наука Общественное питание и рестораны Туристический и гостиничный бизнес Машиностроение, приборостроение Оборонно-промышленный комплекс Металлургическая промышленность, металлообработка Пищевая промышленность Полиграфические предприятия, издательства, редакции Промышленность строительных материалов Топливно-энергетический комплекс Добывающая промышленность Легкая, текстильная промышленность Химическая, нефтехимическая, фармацевтическая промышленность Профессиональные услуги ИТ-услуги, телекоммуникации, интернет, связь Операции с недвижимостью, аренда Проектные организации Рекламные агентства Салоны красоты, парикмахерские Сельское и лесное хозяйство Жилищно-коммунальное хозяйство Строительство и девелопмент Торговля Транспорт и логистика Банки Инвестиционные компании, фонды Страховые компании Лизинг Некоммерческие организации.

Преображенская площадь" "1С:Первый Бит, Москва - м. Савеловская" "1С:Первый Бит, Москва - м. Семеновская" "1С:Первый Бит, Москва - м. Вернуться ко всем проектам.

Сроки выполнения: Март - Август Трудозатраты по проекту: 1 чел. Регион Южный федеральный округ РФ. Внедренные продукты. Строительство и девелопмент. Описание проекта. Ситуация до внедрения Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. Важными факторами при реализации проекта была необходимость достижения поставленных целей в рамках:.

Поддерживать "темп" проекта — так как все участники были на постоянной основе вовлечены в проект, то снизился риск "забывания" информации и навыков работы. Повысить лояльность к программе и снизить риск психологического стресса при работе — сотрудники осваивали программу по частям очередям , что позволило им постепенно к ней привыкнуть и снизило риск стресса и ошибок, связанных с неподготовленностью, на этапе запуска системы в эксплуатацию.

Оперативно отслеживать, фиксировать и корректировать требования — так как процессы в компании были подвержены изменениям, то была вероятность того, что требования к системе по ходу проекта могут измениться. Постоянная вовлеченность сотрудников позволила оперативно реагировать на изменения и при необходимости вносить корректировки в процессы, когда это еще не влекло за собой других проблем и рисков.

Внедрение системы электронного документооборота позволило достичь следующих основных результатов:. Внедренные программные продукты 1С:Документооборот КОРП : Учет и контроль задач Учет входящей и исходящей корреспонденции Учет обращений граждан Учет организационно-распорядительной документации Учет нормативно-справочной документации Учет договорной документации Учет мероприятий Учет проектов Архитектура решения и масштаб проекта Благодаря проектной технологии внедрения, позволившей до начала внедрения осуществить методическую проработку модели реализации бизнес-процессов, в итоге удалось внедрить практически типовой функционал "1С:Документооборот 8 КОРП" с минимумом доработок конфигурации.

В общей сложности автоматизация охватила все основные подразделения предприятия от топ-менеджмента до строительных участков — более сотрудников, в том числе и тех, которые до этого не имели доступа к информационным ресурсам компании. Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения. Сроки и качество. Экономический эффект от внедрения. Похожие проекты. Исполнитель: "1С-КПД". Исполнитель: "Аксиома-Софт". Исполнитель: "1С-Рарус Казань".

Исполнитель: "1С:Автоматизация". Исполнитель: "ERP Band". Исполнитель: "АльС". Исполнитель: ООО "А". Создание и внедрение системы бюджетирования для обеспечения автоматической поддержки составления, корректировки, анализа планов и бюджетов ФАУ "Главгосэкспертиза России" ФАУ "Главгосэкспертиза России".

Внедрение системы управления бизнес-процессами на базе "1С:Документооборот" и бесшовная интеграция с историческими системами Московского авиационного института Национальный исследовательский университет МАИ. Исполнитель: "Большие числа". Исполнитель: "Центр Форвард". Автоматизация управленческого учета агропромышленного холдинга на базе конфигурации "1С:ERP.

Исполнитель: "КрафтКод". Автоматизация сети медицинских центров "Авиценна" Медицинский центр "Авиценна". Исполнитель: "1С:Первый Бит, Краснодар". Исполнитель: "Портал-Юг". Исполнитель: "Проектные решения". Формирование конструктивных поведенческих моделей менеджеров и ключевых специалистов с помощью "1С:Документооборот" АО "Елатомский приборный завод".

Исполнитель: "1С-Рарус Челябинск". Исполнитель: "1С:Первый Бит, Москва - м. Исполнитель: "СмартЭксперт".

Исполнитель: "АртАйТи". Исполнитель: ГК "СофтБаланс". Модернизация автоматизированной информационной системы управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области". Исполнитель: ГK "Форус". Сервис для руководителей, систематизирующий всю информацию по жизненному пути сотрудника в Компании ЗАО "Струнные технологии". Исполнитель: ЗАО "Струнные технологии".

Эффект от внедрения Directum

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Исполнительская дисциплина — один из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности.

Оценка качественных показателей проекта

Автоматизация электронного документооборота позволяет организовать различные маршруты движения документов в системе от составителей к исполнителям, при этом значительно повышая продуктивность работников и скорость принятия решения. Система электронного документооборота и управления деятельностью компании СЭД SC — удобный инструмент для организации электронного документооборота, предназначенный для регистрации, визирования, отслеживания процесса согласования и хранения документов компании в электронном архиве. СЭД SC — комплексный инструмент для автоматизации бизнеса, включающий необходимый функционал для работы с документами и имеющий понятный интерфейс. Внедрение системы электронного документооборота СЭД обеспечивает автоматизацию внутреннего и межфирменного документооборота, в том числе в филиалах организации. Для каждого документа создаётся карточка, при переходе документа по заранее заданному маршруту движения над ним выполняются различные операции согласование, ознакомление, вынесение резолюции, приложение файлов и пр.

Обеспечение автоматизированной постановки и исполнения задач с указанием контрольных сроков, а также осуществление оперативного контроля над исполнительской дисциплиной. Регламентация и унификация процессов обработки организационно-распорядительной и договорной документации с целью снижения длительности согласования документов. Организация единого места хранения документации: в первую очередь входящей и исходящей корреспонденции, включая обращения граждан, организационно-распорядительной и договорной документации, что позволило бы исключить риск потери документов, а также обеспечить оперативный доступ всех заинтересованных лиц к актуальным версиям документов. Группа компаний "Монолит" является крупным инвестиционно-строительным холдингом, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту.

Внедрение системы Directum позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

.

.

.

.

.

Повысить требовательность к исполнителям по обеспечению России вопрос о состоянии исполнительской дисциплины и анализе документооборота.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как привить дисциплину в компании
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. riareagitou

    Дебильная страна, решают про бляхи и тут же убивают людей ,

  2. Харитина

    Чм по футболу есть совсем не спасение. В какой-то мере да. Но если посмотреть на опыты др стран можно найти что нибудь поинтереснее. Стратегия гнуть линию на спорт не верна в корне. Нам очень сильно нужно гражданское машиностроение, конкурентная вычислительная электроника, передовые сплавы и материалы(полимеры), высокоразвитое сельское хозяйство ну и самое главное нужен план по эволюции страны из сырьевого придатка в самодостаточную, процветающую супердержаву. Понятное дело импорт при гиганской продаже нефти будет, но уже не долго.