+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Порядок оформления входящей корресподенции в организации

Порядок оформления входящей корресподенции в организации

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск.

Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

При сохранении новой записи ей присваивается рег. Если в течение 5-ти дней для срочных — 2 дня входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату если адресат — работник , ассистенту отдела если адресат — подразделение , всем ассистентам отдела если адресат бизнес-юнит или неизвестен.

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Программа попросит работника идентифицироваться он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией. Выбирает режим работы. При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. Документ будет связан с данной записью справочника.

Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег. При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке. При передачи исходящей корреспонденции отв. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей.

Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей. При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат и его замещающий и все сотрудники его подразделения для вх.

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:. Управление бизнес-процессами. Directum Club. Продукты Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Получить демодоступ Связаться с нами. In English. Договоры и счета. Командировки и авансовые отчеты. Финансовый архив. Долговременный архив. Все задачи. Государственные органы. Нефтегазовый сектор.

Общие центры обслуживания. Фармацевтика и медицина. Агропромышленный комплекс. Все отрасли. Кадровые службы. Юридические службы. Все роли. Клиенты и проекты. Истории успеха. Все клиенты и отзывы. Партнёрская сеть. Стать партнёром. Учебные заведения. Сообщества профессионалов. Внедрение и обучение. Обучение и аттестация. Запись на курсы.

Форматы обучения. Поддержка и сопровождение. Техническая поддержка. Сопровождение и заказная разработка. Перейти на сайт поддержки. О нас. Профиль компании. Мероприятия и новости. Directum Awards. Новости и аналитика. Цифровизация бухгалтерии: верность традициям или стремление к инновациям?

Заказать презентацию. Получить демодоступ. Входящая корреспонденция. Ярлык на рабочем столе. Карточка "Работа с корреспонденцией". Параметры маршрута "Согласование исходящей корреспонденции".

Работа с корреспонденцией. Вас может заинтересовать Все похожие решения Делопроизводство Упорядоченная работа с корресподенцией, приказами и другой организационно-распорядительной документацией.

Выдача и контроль исполнения поручений руководства. Договоры Формирование договоров из готовых настроенных шаблонов в системе и согласование по регламентам компании.

Настраиваемые правила согласования для каждого вида договора. Подписание документов электронной подписью ЭП и контроль возврата от контрагента. Контроль исполнительской дисциплины Контроль состояния работ по задачам и выданным поручениям.

Подготовка отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников, подразделений или компании в целом. Directum RX. О системе Демо Цены Технические требования. Directum Ario. О системе Демо Цены История версий. Интеллектуальное распознавание документов. С целью совершенствования интернет-ресурса могут использоваться сервисы Яндекс. Метрика, Google Analytics, пиксель Facebook.

Организация учета входящей и исходящей корреспонденции

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Работа с входящими документами

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней. Основные типы:. В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов.

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале — эта статья для вас. В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Обработка входящей корреспонденции

.

Инструкция по ведению делопроизводства

.

Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. Порядок регистрации входящих документов​. После проверки оформления документ регистрируется в журнале (​Приложение N.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.